Llega un punto en que el sobrino que "sabe de computadoras" ya no alcanza. La pregunta entonces es si conviene contratar a una persona de IT o trabajar con una empresa que funcione como su departamento de tecnología.
Ambas opciones pueden ser correctas. Lo importante es entender qué resuelve cada una.
Lo que aporta un empleado de IT
- Está presente. Conoce a la gente, los equipos y las particularidades del negocio, y puede atender algo en persona en el momento.
- Se dedica solo a usted. No comparte su atención con otros clientes.
- Puede asumir proyectos internos que requieren conocer la operación a fondo.
Sus límites también son claros. Una sola persona no puede dominar redes, servidores, nube, seguridad y soporte al mismo tiempo. Se enferma, toma vacaciones y, si renuncia, se lleva consigo el conocimiento de cómo está montado todo. Y es difícil para el dueño evaluar si el trabajo técnico se está haciendo bien.
Lo que aporta un departamento de IT externo
- Un equipo en lugar de una persona. Hay especialistas distintos para estrategia, redes, sistemas, seguridad y soporte.
- Continuidad. El servicio no depende de que alguien en particular esté disponible.
- Herramientas y procesos que un negocio pequeño difícilmente compraría por su cuenta: monitoreo, resguardos administrados, protección de equipos y documentación.
- Un costo mensual predecible en lugar de gastos sorpresa cuando algo falla.
Sus límites: no está sentado en su oficina, atiende a otros clientes, y la calidad varía mucho de un proveedor a otro. Si el servicio se limita a reaccionar cuando algo se rompe, no está recibiendo un departamento de IT, sino un técnico por llamada.
Una guía práctica
- Si su negocio tiene pocos empleados y nadie de IT, un servicio externo casi siempre da más cobertura por el mismo dinero que una contratación.
- Si ya tiene una persona de IT que no da abasto, no hay que escoger. El modelo co-administrado deja a su empleado al frente del día a día y suma un equipo externo para seguridad, proyectos y respaldo cuando esa persona no está.
- Si su operación es grande o muy especializada, probablemente necesite personal interno, apoyado por un proveedor para lo que el equipo no cubre.
Preguntas para hacerle a cualquier proveedor
- ¿Quién me atiende cuando llamo y en cuánto tiempo?
- ¿Qué incluye la mensualidad y qué se factura aparte?
- ¿Cómo documentan mi red y mis cuentas, y esa documentación es mía?
- ¿Qué hacen de forma preventiva, sin que yo lo pida?
- ¿Con qué frecuencia nos sentamos a revisar el plan de tecnología?
Y para hacerse usted
- ¿Cuánto le cuesta a mi negocio una hora sin sistema?
- ¿Quién más sabe las contraseñas y cómo está montada la red?
- ¿Tengo un plan de tecnología para los próximos dos años, o solo reacciono?
Si la respuesta a la segunda pregunta es "una sola persona", ese es el primer riesgo que conviene resolver, sea cual sea el modelo que escoja.
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