Casi todos los negocios dicen tener backups. Muchos menos saben contestar dos preguntas: cuánta información perderían si el sistema fallara ahora mismo, y cuánto tiempo tardarían en volver a trabajar.
Esas dos preguntas son la diferencia entre resguardo y recuperación.
Resguardo: tener una copia
Un resguardo es una copia de sus datos guardada en otro lugar. Sirve cuando alguien borra un archivo por error, cuando un disco se daña o cuando un ataque de ransomware cifra la información.
Lo que un resguardo no garantiza por sí solo es la rapidez. Si su servidor se quema y la única copia está en la nube, descargar todo, conseguir un equipo nuevo y reinstalar los programas puede tomar días.
Recuperación: volver a trabajar
Recuperación es el plan completo para que el negocio vuelva a operar: dónde se van a restaurar los datos, en qué equipo, quién lo hace y en qué orden. Se mide con dos números sencillos.
- Cuánta información puede permitirse perder. Si se respalda una vez al día, puede perder hasta un día de trabajo. Si eso es demasiado, necesita copias más frecuentes.
- Cuánto tiempo puede estar detenido. Un negocio que tolera dos días sin sistema necesita algo muy distinto al que no tolera dos horas.
No hay respuestas correctas universales. Hay la respuesta que corresponde a su operación y a su presupuesto.
El problema local: sin luz y sin internet
En Puerto Rico hay un escenario que los manuales genéricos no contemplan bien: sus datos están intactos, pero usted no puede llegar a ellos.
- Si todo está en un servidor local y no hay luz, la información existe pero nadie puede usarla.
- Si todo está en la nube y la oficina queda sin internet, pasa lo mismo desde el otro lado.
- Si el resguardo local y el servidor están en el mismo cuarto, una inundación o una sobrecarga eléctrica se lleva los dos.
Por eso la recomendación práctica es combinar: una copia local para recuperar rápido lo cotidiano, y una copia fuera del local para cuando el problema es el edificio completo.
Una regla sencilla que funciona
Mantenga al menos tres copias de lo importante, en dos tipos de almacenamiento distintos, y una de ellas fuera de la oficina. Si además una copia no puede ser modificada ni borrada durante un tiempo, queda protegida incluso si un atacante entra a su red.
Lo que la nube no hace por usted
Un error común es asumir que, como el correo y los archivos están en Microsoft 365 o en un servicio similar, ya están respaldados. Esos servicios protegen su propia infraestructura, pero la información que usted borra, o que un atacante borra con sus credenciales, puede perderse pasado cierto tiempo. Para datos importantes, conviene un resguardo independiente del servicio.
Cómo saber si está bien cubierto
- ¿Sabe cuándo fue el último resguardo exitoso y quién lo verifica?
- ¿Se ha restaurado algo en los últimos seis meses, como prueba?
- ¿Hay una copia fuera de la oficina?
- ¿Sabe cuánto tardaría en volver a operar si mañana no pudiera entrar al local?
Si alguna respuesta es "no sé", ahí es donde vale la pena empezar.
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